Slik behandler vi personopplysninger
Her er alt PAINTZ AS gjør med personopplysninger, én rad per behandling. Vi oppdaterer siden når noe endres.
Behandlingsansvarlig: PAINTZ AS, org.nr. 934 310 659, Innspurten 10B, 0663 Oslo, post@paintz.no. Personvernerklæring
| Behandling | Formål | Opplysninger | Hvem | Grunnlag | Mottakere | Lagringstid |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kundekonto og innlogging | Gi bedriften tilgang til nettbutikken uten passord. | Navn, e-post, telefon, rolle, språk (norsk eller engelsk). Engangskoder og økter (bare som hash). Nettleserbeskrivelse for øktene. | Kontaktpersoner og brukere hos bedriftskunder | Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f): avtalen med bedriften | Cloudflare (databehandler) | Til kontoen slettes (du kan be om det på Min konto; vi sletter innen 30 dager). Ubrukte kontoer slettes eller anonymiseres etter 3 år. Koder 10 minutter, økter inntil 30 dager. |
| Registrering av bedrift | Sjekke at kunden er en aktiv bedrift i Norge, og dokumentere at den som registrerer handler for bedriften og godtar salgsvilkårene. | Org.nr., firmanavn, adresse, organisasjonsform, mva-status (offentlige opplysninger). Versjon av salgsvilkår, tidspunkt og IP-adresse for erklæringen. | Bedriften og kontaktpersonen | Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f) | Brønnøysundregistrene (mottar bare søket), Cloudflare | Som kundekontoen. Erklæringen i revisjonsloggen (IP-adressen 12 måneder). |
| Bestillinger og levering | Ta imot, pakke og levere bestillinger, og vise ordrehistorikk. | Ordrelinjer, leveringsadresse, kontaktperson og telefon, deres referanse, kommentar, rabattkode, versjon av salgsvilkår. | Kontaktpersoner og brukere hos bedriftskunder | Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f) og rettslig plikt (art. 6 nr. 1 c) (bokføring) | Cloudflare, Posten/Bring (navn, adresse, telefon), Tripletex | 5 år etter regnskapsårets slutt. Deretter fjernes kontaktperson, telefon og kommentar. |
| Fakturering og regnskap | Lage og sende faktura (EHF eller e-post), føre regnskap og ta imot betaling. En lesekopi av fakturaer og kunder fra Tripletex i kontorsystemet vårt brukes til varetelling og kostnadsberegning. | Firmanavn, org.nr., fakturaadresse, ordre, beløp, betalinger. | Bedriftskunder og kontaktpersoner | Rettslig plikt (art. 6 nr. 1 c): bokføringsloven | Tripletex (databehandler), Cloudflare (kontorsystemet), regnskapsfører, bank | 5 år etter regnskapsårets slutt. |
| E-post fra nettbutikken | Sende innloggingskoder, ordrebekreftelser og beskjeder om kontoen. | E-post, navn, innholdet i e-posten. | Kontaktpersoner og brukere hos bedriftskunder | Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f) | Resend (databehandler, sender fra EU), Domeneshop for svar til post@paintz.no | Nettbutikken lagrer ikke kopier. Innboksen: så lenge det trengs for kundeforholdet. |
| BRUSH-bestillinger (samarbeid med Cold Pressed AS) | La Cold Pressed AS fakturere og gi kundeservice for BRUSH. | Firmanavn, org.nr., fakturaadresse eller EHF, kontaktpersonens navn, e-post og telefon, leveringsadresse, varer og priser inkl. mva. Navn, tidspunkt og versjon når avtalen godtas. | Kontaktpersoner og brukere hos bedriftskunder | Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f) | Cold Pressed AS (selvstendig behandlingsansvarlig) via sikker lenke etter avtale om deling, versjon 1.0. E-posten inneholder bare lenken. | Lenken virker i 30 dager. Ordren 5 år. |
| PAINTZ Ambassadør | Behandle påmeldingen, gi deg en kode, regne ut og betale godtgjørelsen, og avslutte avtalen når du ber om det. | Navn, e-post, telefon, arbeidssted, by, eventuelt org.nr., språk, avtaleversjon og når du godtok den, koden, kunder som har brukt koden og godtgjørelsen. En engangslenke for å avslutte (bare som hash). | Ambassadører | Avtalen (GDPR art. 6 nr. 1 b) og bokføringsplikt (art. 6 nr. 1 c) | Cloudflare (databehandler), regnskapsfører og Tripletex for utbetalingen | Påmeldinger som ikke blir godkjent: slettes etter 12 måneder. Ambassadører: så lenge avtalen varer, deretter utbetalingsgrunnlag i 5 år (bokføringsloven). |
| Rabattkoder | Gi avtalt rabatt og holde grensene for bruk. | Hvilken bedrift som brukte hvilken kode på hvilken ordre, og rabatten. Avviste forsøk logges med IP-adresse. | Kontaktpersoner og brukere hos bedriftskunder | Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f) | Cloudflare | Som ordren (5 år). Logger 12 måneder. |
| Beskjeder til kunder på e-post | Varsle om nye priser (30 dager før), nye salgsvilkår, tilbakekalling av et parti, ferie og annet om kundeforholdet, og dokumentere at varselet ble sendt. | Fakturae-post og brukernes navn, e-post og språk. Meldingen slik den ble sendt, og per mottaker: status, tidspunkt og antall forsøk. | Kontaktpersoner og brukere hos bedriftskunder | Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f): avtalen med bedriften. Tilbakekalling: rettslig plikt (art. 6 nr. 1 c) (matloven, EU 178/2002 art. 19) | Resend (databehandler, sender fra EU) | Som ordren (5 år), som dokumentasjon på varselet. |
| Nyheter på e-post | Sende nyheter om produkter og tilbud til dem som har sagt ja. | Navn, e-post, språk, samtykke og tidspunkt. Hvilke nyheter som ble sendt og når. Avmelding via lenken i hver e-post (tidspunkt og IP-adresse i revisjonsloggen). | Kontaktpersoner og brukere hos bedriftskunder | Samtykke (art. 6 nr. 1 a, markedsføringsloven § 15) | Resend (databehandler, sender fra EU) | Samtykket til du melder deg av. Utsendingsloggen som ordren (5 år). |
| Galleriet på Mal glasset | Vise glass som besøkende har malt og delt, etter at vi har godkjent dem, og stoppe misbruk. | Bildet av glasset, strøkene og fargene, navn, arbeidssted og by hvis du skriver dem, språk, tidspunkt. En hash av IP-adressen (ikke selve adressen) for grensene på antall innsendinger. Ingen e-post, telefon eller innlogging. | Besøkende som deler et bilde | Samtykke til å vise bildet offentlig (art. 6 nr. 1 a). Hashen: berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f) | Cloudflare (databehandler). Godkjente bilder med navn, arbeidssted og by er offentlige på paintz.no. | Til bildet slettes, av oss eller når du ber om det på post@paintz.no. Du kan trekke samtykket når som helst. |
| Sikkerhet og revisjonslogg | Hindre misbruk, begrense antall forsøk og vite hvem som endret hva. | IP-adresse, tidspunkt, bruker-ID og handling (innlogging, registrering, bestilling, endringer). Tellere per IP og e-post for antall forsøk. | Brukere og besøkende | Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f) | Cloudflare | IP-adresser, innlogginger og avviste forsøk: 12 måneder. Tellere: 2 døgn. Hvem som endret hva og når: 5 år. |
| Statistikk og varmekart | Forstå hvordan nettsiden brukes og gjøre den bedre. | Tilfeldig besøks-ID, sider, klikk, rulling, tid per del av siden, land og by, enhetstype, nettleser, operativsystem, kunde-ID hvis innlogget. Ingen IP-adresse. | Besøkende som har sagt ja | Samtykke (art. 6 nr. 1 a, ekomloven § 3-15) | Cloudflare (databehandler) | 13 måneder. Slettes straks hvis du trekker samtykket. |
| Varsler til PAINTZ sine telefoner | Gi oss beskjed straks om bestillinger, nye kunder, besøk, glass som venter på godkjenning i galleriet og nye ambassadører, så vi kan svare raskt. | Besøk (bare hvis du har sagt ja til statistikk): by, land, enhetstype, første side, hvilken nettside du kom fra; firmanavn og varer i handlekurven hvis du er logget inn. Bestillinger og registreringer: firmanavn, ordrenummer, beløp. Glass delt i galleriet og ambassadørpåmeldinger: bare hvor mange som venter. Ingen IP-adresse, e-post, navn eller telefon. | Besøkende som har sagt ja, og bedriftskunder | Besøk: samtykke (art. 6 nr. 1 a, ekomloven § 3-15). Bestillinger og registreringer: berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f). | Cloudflare, varslingstjenesten til telefonene våre (Apple, eller Google på Android). Varslet er kryptert. | Varslingstjenesten holder varslet til telefonen er på nett, høyst 24 timer. Et merke per besøk (mot gjentatte varsler) slettes etter 2 døgn. |
| Valg i cookie-banneret | Dokumentere samtykke til statistikk. | Valget, tidspunkt, versjon og tilfeldig besøks-ID. Ingen IP-adresse. | Besøkende | Rettslig plikt (art. 6 nr. 1 c) | Cloudflare | 13 måneder. |
| Sporbarhet og tilbakekalling | Vite hvilke kunder som fikk hvilket lot, og kunne kalle tilbake. | Lot-nummer per ordre og kunde. | Bedriftskunder | Rettslig plikt (art. 6 nr. 1 c): matloven, forordning 178/2002 art. 18 | Mattilsynet ved behov | Som ordren (5 år). |
| Leverandørfakturaer (kontoret) | Registrere innkjøp og kostnader. | Leverandørens firma, kontaktperson og fakturainnhold. | Kontaktpersoner hos leverandører | Rettslig plikt (art. 6 nr. 1 c) og berettiget interesse (gdpr art. 6 nr. 1 f) | Cloudflare (databehandler, leser fakturaen med KI, et menneske kontrollerer), Anthropic når det er slått på | 5 år etter regnskapsårets slutt. Deretter slettes filen og det som ble lest av den; prisene blir. Avviste dokumenter: 12 måneder. |
| Ambassadørprogram | Beregne og betale provisjon for nye kunder. | Navn, e-post, kode, hvilke kunder som kom via koden, provisjon. | Ambassadører | Avtale (art. 6 nr. 1 b) og rettslig plikt (bokføring) | Cloudflare, Tripletex, regnskapsfører | 5 år etter regnskapsårets slutt. |
| Henvendelser på e-post og telefon | Svare på spørsmål og reklamasjoner. | Navn, e-post, telefon, innholdet i henvendelsen. | Alle som kontakter oss | Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f) | Domeneshop (e-post, databehandler) | Så lenge saken krever, høyst 3 år. |
Avtale om deling av personopplysninger (versjon 1.0)
Parter: PAINTZ AS (org.nr. 934 310 659), Innspurten 10B, 0663 Oslo, og Cold Pressed AS (org.nr. 920 401 899), Huitfeldts gate 14A, 0253 Oslo.
- Formål: PAINTZ deler opplysningene bare for at Cold Pressed kan fakturere og gi kundeservice for denne BRUSH-bestillingen.
- Opplysninger: firmanavn, org.nr., fakturaadresse (e-post eller EHF), kontaktpersonens navn, e-post og telefon, leveringsadresse, varelinjer og priser inkl. mva.
- Cold Pressed er selvstendig behandlingsansvarlig for opplysningene etter at de er delt.
- Cold Pressed bruker opplysningene bare til formålet, og beholder dem bare så lenge det trengs, inkludert plikter etter bokføringsloven.
- Cold Pressed sikrer opplysningene og deler dem ikke videre, bortsett fra med egne databehandlere (for eksempel regnskapssystem) og når loven krever det.
- Cold Pressed varsler PAINTZ uten ugrunnet opphold ved brudd på personopplysningssikkerheten som gjelder disse opplysningene.
- Cold Pressed svarer selv på henvendelser fra de registrerte om egen behandling, og gir PAINTZ beskjed hvis henvendelsen også gjelder PAINTZ.
- Avtalen følger norsk rett. Den gjelder hver bestilling som deles via denne typen lenke, til en av partene sier den opp skriftlig.
Dine rettigheter
Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet, og protestere. Skriv til post@paintz.no. Du kan klage til Datatilsynet.